シェーマイラストの説明がスタッフごとに違う？美容クリニックの用語と資料をそろえる工夫

こんにちは！
スピカデザインセールス担当です。

同じ図を使っているのに、スタッフによって呼び方や説明の順番が違う。たとえば、患者さんが受付とカウンセリングで別の言葉を聞いて「違うことを言われた？」と迷う場面を想像してみてください。今回は図そのものだけでなく、図を使うときの説明をそろえる方法を考えます。

あるある① 図と説明で、同じ場所の呼び方が違う

図には専門用語、説明資料には略称、Webページには患者さん向けの呼び方。別々に作ると、同じものを指していることが伝わりにくくなります。まず、図中の名称・患者さんに伝える呼び方・補足する言葉を一つの表にまとめます。用語の意味は院内の医師に確認し、分かりやすさだけで名称を置き換えないようにします。

あるある② 説明する順番まで、人に任せてしまう

全員が一字一句同じ台本を読む必要はありません。ただ、最初に図の目的を伝え、次に注目する部分を示し、最後に補足する、といった骨組みは共有できます。図のどこを指すかを説明メモに添えると、話す内容と見る場所を合わせやすくなります。質問が出たときは、無理に図だけで答えず確認先へつなぐことも決めておきましょう。

あるある③ 修正版を共有したつもりで、古い図が残っている

共有フォルダに新しい画像を置くだけでは、端末や紙の資料は更新されません。原本の保存場所と、実際に使っている場所を分けて管理します。図の説明メモには版番号や更新日を付け、更新時にはWeb・タブレット・印刷資料のどれを交換するか確認してください。

見直すときのチェックリスト

• 図と本文で使う名称をそろえる
• 最初に伝える目的と指し示す順番を決める
• 質問への回答を確認する担当者を決める
• 旧版が残っている場所を点検する

まずは一つの資料・ページから

図を初めて見るスタッフに、説明メモを使って話してもらいましょう。言い直した箇所や、どこを指すか迷った箇所が、資料を改善する手掛かりになります。担当者の話し方をそろえることより、必要な内容を落とさず共有できる状態を目指します。

情報の見せ方を検討するときは、制作実績も参考にしてみてください。Webページや説明資料の制作については、お問い合わせからご相談いただけます。