シェーマイラストの最新版はどれ？美容クリニックで図版の更新漏れを防ぐ管理方法

こんにちは！
スピカデザインセールス担当です。

ファイル名が「最新版」「最新版2」「最終修正」と増えていく。図版を管理していると、そんな状態を思い浮かべる方もいるのではないでしょうか。シェーマイラストは完成後もWebや院内資料で使われるため、原本と掲載先をセットで管理しておくと見直しやすくなります。

あるある① 最新版が、担当者のパソコンにだけある

担当者が不在だと正しい画像を探せない状態では、古いデータを使ってしまうきっかけになります。共有する原本の置き場所を一つ決め、用途別の書き出し画像とは分けて保存します。ファイル名には、図版ID・内容・版番号など、並べたときに区別できる情報を入れましょう。

あるある② Webを直して、PDFや印刷物を忘れる

同じ図が掲載されている場所を記録しておかないと、どこまで交換したか分かりません。「掲載ページのURL」「PDF名とページ」「印刷資料名」「端末の保存先」のように、実物を探せる情報で一覧にします。医師の確認が必要な変更か、表記や配色だけの変更かも、修正の依頼時に整理しておきます。

あるある③ 変更した理由が残っていない

次の担当者が見たときに判断できるよう、更新日だけでなく変更点と確認者を短く残します。たとえば「名称を本文と統一」「注釈を図の下へ移動」など、差分が分かる一文で十分です。旧版は通常の利用場所から外し、保管が必要なものは旧版だと分かる場所に分けます。

見直すときのチェックリスト

• 原本の置き場所と管理担当者を決める
• 図版ID・版番号・更新日を付ける
• Web・PDF・紙・端末の掲載先一覧を作る
• 交換した場所と確認者を記録する

まずは一つの資料・ページから

一度に全図版を整理するのが難しければ、よく使う一枚から始めてください。「この図を変更したら、どこを直すか」が一覧で分かる状態を作り、同じ管理方法をほかの図にも広げていくと取り組みやすくなります。

情報の見せ方を検討するときは、制作実績も参考にしてみてください。Webページや説明資料の制作については、お問い合わせからご相談いただけます。